Prowadzenie księgowości przedsiębiorstw to skomplikowany proces. Ogromna liczba dokumentów i faktur powoduje, że jest to bardzo czasochłonne i wymaga dużej dokładności. Do tej pory większość firm opierała się na papierowych dokumentach. Nowoczesne instytucje i przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na pełną digitalizację księgowości, co wprowadza dużo ułatwień i daje możliwość bardziej efektywnego zarządzania.
Z każdym rokiem zmniejsza się liczba dokumentów papierowych w księgowości, które wypierane są przez wersje elektroniczne. Takie rozwiązanie jest dużo tańsze i bardziej efektywne. Zyski z wprowadzenia cyfrowej dokumentacji można zauważyć w trzech obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw: ekonomicznym, organizacji pracy oraz bezpieczeństwa.
Dzięki digitalizacji dokumentów organizacja nie ponosi kosztu długoterminowej archiwizacji fizycznej, ograniczane są również koszty związane z procedowaniem dokumentu papierowego. Dokument elektroniczny natomiast eliminuje koszty związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych oraz drukiem. Dzięki temu przedsiębiorstwa są też bardziej ekologiczne.
Przykładem elektronicznego archiwum dokumentów jest autorskie rozwiązanie Komputronik Biznes – MovarchDMS. System umożliwia zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie oraz udostępnianie elektronicznych kopii dokumentów znajdujących się w archiwum papierowym. System pozwala na funkcjonalne archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów oraz szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów elektronicznych, zarówno dla użytkowników przedsiębiorstwa, jak i dla jego partnerów biznesowych.
Kolejną korzyścią jest optymalizacja czasu pracy organizacji. Zarządzanie papierowymi dokumentami jest bardziej czasochłonne, zarówno w przypadku jednego pracownika, jak i całej organizacji. Prowadzenie cyfrowej księgowości ułatwia także wyszukiwanie dokumentów oraz dostarczenie ich do zainteresowanych osób.
Najważniejsze funkcjonalności MovarchDMS to:
- Dostęp do zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca
- Intuicyjny interfejs i nowoczesna architektura
- Trwałe archiwizowanie dokumentów i udostępnianie według struktury uprawnień
- Funkcjonalności: Integracja z LDAP, One Click Indexing, wersjonowanie, wiązanie dokumentów po atrybutach
- Integracja z pozostałymi systemami rodziny Movarch oraz systemami Klienta
Aplikacją, która ułatwia zarządzanie obiegiem dokumentów, podziałem zadań i dostępem do informacji w organizacji jest platforma JobRouter. Umożliwia ona pełną automatyzację procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, a także ich projektowanie i optymalizację. Wspomagając realizację złożonych procesów biznesowych redukuje czas potrzebny na ich wykonanie z godzin lub dni nawet do kilku minut.
Trzeci obszar, który ma największy wpływ na korzyści z digitalizacji dokumentów papierowych w firmach i instytucjach to bezpieczeństwo. Ścisłe zarządzanie modelem uprawnień pozawala zachować pełną kontrolę nad dokumentem, zarówno jeśli chodzi o dostęp bieżący, jak i historyczny. Powiązanie tego z dyrektywą RODO jednoznacznie wskazuje na zyski z przechowywania dokumentów w wersji zdigitalizowanej.
W przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na digitalizację dokumentów i wprowadzanie ich do cyfrowego obiegu, istnieje możliwość przeprowadzenia kolejnych integracji, na przykład z systemem uprawnień już obowiązującym w organizacji. Należy również podkreślić, że dokument zdigitalizowany nie ginie w organizacji i jest dostępny w dowolnym momencie, chociażby na potrzeby audytu czy kontroli. Integracje międzysystemowe pozwalają korzystać z jednego spójnego archiwum wielu środowiskom, które do tej pory były skazane na powielanie dokumentów. Wszelkie działania wdrożeniowe – w tym integracje międzysystemowe – mają na celu zwiększenie potencjału ekonomicznego. W określonym czasie przełożą się na bezpośredni zysk przedsiębiorstwa, a oprogramowanie wspomagające zarządzanie zasobami organizacji usprawnia procesy i w efekcie redukuje koszty działalności.
Komputronik Biznes oferuje przyjazne narzędzia wspierające instytucje i przedsiębiorstwa w ich codziennych działaniach. Wspomagają one optymalizację realizowanych procedur i procesów biznesowych, dostarczając aplikacje w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb danego podmiotu, bez względu na jego wielkość. Posiadamy duże doświadczenie w realizacji wdrożeń aplikacji biznesowych – BPM, CRM, DMS, ERP, BI, CC – czołowych światowych producentów. Ponadto mamy bogate portfolio produktów własnych dostosowywanych do indywidualnych potrzeb Klienta. Nasi Klienci mają możliwość skorzystania ze środowiska testowego w DEMO LAB Komputronik Biznes – mówi Sebastian Pawłowski, wiceprezes zarządu Komputronik Biznes. – Jednym z przykładów naszej realizacji jest wdrożenie systemu Workflow wraz z modułem centralnego repozytorium dokumentów u największego producenta opon i wyrobów gumowych na świecie. System, z którego korzysta ponad 150 użytkowników w kilkunastu krajach, realizuje 13 kluczowych procesów biznesowych. System posiada zaawansowany moduł raportowania oraz rozbudowany system powiadomień pracowników i ich przełożonych. Moduł „Aktywne formularze” wyświetla informacje na tych samych formatkach, w zależności od zakresu uprawnień użytkownika. Korzyści dla klienta to skrócenie czasu powstawania umów wraz z historią wersji, archiwizowanie historii wystąpień procesów, a także znaczące zwiększenie wydajności i komfortu pracy – dodaje Sebastian Pawłowski.
Czytaj więcej na: spacepress.pl/ksiegowosc/